Certes, un déménagement d’entreprise peut être très délicat pour les dirigeants. D’ailleurs, il est nécessaire de non seulement prévoir le déplacement des bureaux mais également aménager les nouveaux. C’est pour cette raison qu’il faut commencer la préparation d’un déménagement d’entreprise des mois à l’avance. En outre, cette opération est liée à différentes formalités qu’il faut effectuer pour que tout se déroule comme prévu.
Que faut-il savoir alors avant d’entamer un déménagement d’entreprise ?
Pour quelles raisons déménager son entreprise ?
Divers facteurs peuvent mener un dirigeant d’entreprise à déplacer les bureaux de son organisation. Par exemple, cette dernière peut être en train de s’agrandir. Par ailleurs, si deux entreprises vont être fusionnées, le changement de locaux peut être logique pour avoir plus d’espace. De même, afin de diminuer les dépenses d’un loyer trop élevé ou d’avoir un local plus adapté, le déménagement d’entreprise Lille peut être la meilleure solution.
Souvent, le déménagement d’une entreprise est lié à un changement positif pour son activité. En effet, il peut être lié à un développement d’activité, à une augmentation en notoriété ou à une amélioration de l’image de marque. Toutefois, il est crucial de commencer les préparations à l’avance pour que le déménagement n’entraîne pas des répercussions.
Quand faut-il commencer les préparations ?
Le changement des locaux d’une entreprise ne peut pas être fait du jour au lendemain. En effet, tout dépendamment de la taille de l’entreprise, le temps requiert pour les préparatifs peut varier. Si l’organisation contient moins de dix personnes, un mois peut suffire. Cependant, s’il s’agisse d’une entreprise dans laquelle travaille entre 100 et 500 personnes, il faut compter entre 3 à 6 mois environ. Pour les entreprises plus grandes, les préparations du déménagement peuvent même prendre un an ou plus.
L’essentiel est d’accorder suffisamment de temps pour la préparation de déplacement, pour prévenir les collaborateurs et pour choisir les méthodes de déménagement optimales.
Les formalités à effectuer
Quand il s’agit d’un déménagement d’entreprise, multiples éléments sont à prendre en compte. Tout d’abord, il faut prévoir le budget nécessaire au déménagement, notamment les frais des déménageurs et du personnel alloués pour le déménagement, le prix de l’aménagement des nouveaux locaux et de l’acquisition de nouveaux mobilier et équipements et autres. Il est également important de prévoir les frais futurs des nouveaux locaux, voire les frais d’entretien et les autres charges conséquentes.
Par la suite, il est important de poser le préavis auprès de propriétaire de l’ancien local. Souvent, le préavis doit être déposé entre 3 à 6 mois à l’avance.
Quant au choix du nouveau local, il faut vérifier sa capacité, l’état des bâtis et de ses installations ainsi que la norme des différentes installations. Il est alors recommandé d’établir un cahier de charges qui décrit les différents besoins précisément.
Pour l’opération de déménagement elle-même, il est conseillé de préparer un calendrier des tâches à effectuer. Planifiez alors cette opération étape par étape, en spécifiant les personnes impliquées.
En outre, il est indispensable d’aménager les nouveaux locaux avant que le déménagement soit achevé. Grâce à la vérification effectuée au préalable, vous serez capable d’identifier les aménagements nécessaires, voire un changement des revêtements, la pose de faux plafonds, la mise aux normes électriques ou autres.
Finalement, il ne faut pas oublier de prévenir les salariés. Pour cela, il est nécessaire de prévoir une campagne de communication en interne afin de les avertir et de les rassurer. Egalement, il est recommandé de leur expliquer les raisons du déménagement et de répondre à toutes leurs questions et leurs inquiétudes.
