organisation événement

Comment réaliser une bonne organisation événement ?

Ces temps où l’organisation d’événements avait perdu sa validité ou n’était pas rentable font partie du passé. A chaque fois on voit plus de marques se rendre sur des salons ou organiser des showrooms, des petits déjeuners avec des journalistes, des présentations. Et le fait est que… le réseautage reprend de la force ! Mais, comment organiser un événement pour qu’il soit réussi ?

Organiser un événement peut sembler une tâche incroyablement ardue. Et en effet, cela peut l’être si vous n’avez pas l’organisation et la planification nécessaires. Dès lors, nous vous donnons les clés pour garder votre calme jusqu’au jour de l’événement.

Comment organiser un évènement réussi ?

  • Déterminez le but de l’événement

Envisagez-vous de l’organiser pour éduquer votre communauté, pour convaincre des contributeurs potentiels de financement, pour honorer une personne ou un groupe en particulier ? Limitez la cible autant que possible.

  • Fixez-vous des objectifs

Que voulez-vous obtenir exactement ? Il ne s’agit pas du nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister, il ne s’agit pas du fait que l’événement aura réellement lieu ; qu’est-ce que tu veux retirer de tout ça ? Cinq personnes pour faire partie de votre organisation, une collecte de 1 000 euros, un changement de mentalité, de l’enthousiasme ?

  • Rassemblez des volontaires

Il est nécessaire d’avoir une bonne équipe qui a des compétences différentes. La famille et les amis sont valables mais pour certaines fonctions, mieux vaut avoir des professionnels. Ils peuvent vous aider dans diverses tâches telles que la préparation des programmes et des budgets, la création d’invitations et d’affiches, l’accueil des invités et le nettoyage après l’événement.

  • Préparez un budget

Incluez-y toutes les dépenses, revenus, sponsors possibles…. Si vous ne faites pas cet exercice correctement, vous vous retrouverez avec de nombreuses factures impayées… Soyez réaliste dès le départ pour éviter toute mauvaise surprise le jour de l’événement ! Et surtout, participez à votre propre événement ou demandez l’aide d’un spécialiste comme une agence organisation évènement Tunisie ! Prenez un moment pour regarder votre travail et profitez du succès de votre événement. Il n’y a pas de plus grande satisfaction qu’un travail bien fait.

  • Décidez du lieu et de l’heure de votre événement

C’est la chose la plus importante lors de l’organisation d’un événement. À quelle heure et à quel endroit les gens diront-ils : « Oui, bien sûr, j’y serai ! » ? Ce devrait être un moment où tout le monde est disponible et un endroit où tout le monde peut se rendre. De plus, il doit s’agir de quelque chose que vous pouvez réserver !

  • Pensez à la logistique

 Y aurait-il un parking, y aurait-il un accès pour les personnes à mobilité réduite, que pouvez-vous faire avec la taille du lieu, de quel équipement aurez-vous besoin, le nombre minimum de personnes nécessaires pour que l’événement se produise.

  • Pensez au marketing et à la publicité de votre événement

Pendant que vous êtes en train d’organiser, concevez une affiche indiquant la date, l’heure, le lieu, l’invité d’honneur, le nom et le thème/slogan de l’événement. Préparez d’abord une version préliminaire, puis vous lui donnerez forme. Regardez quels réseaux sociaux vous allez utiliser pour en faire la publicité.

  • Organisation, organisation et organisation !  

Ouvrez Excel. Faites une liste des activités qui seront à l’événement, créez une feuille pour organiser vos idées et tracez un calendrier. Cela peut sembler inutile mais dans deux mois vous vous serez extrêmement reconnaissant de l’avoir fait à l’avance.

  • Qui vient ? Sélectionnez vos invités avec soin

Plus vous connaissez le profil de chacun d’eux, plus vous pouvez segmenter. De plus, l’idéal est d’envoyer les invitations vingt jours avant la réunion. Leur conception dépend du type d’événement.

  • Ordre du jour détaillé

 Utilisez un horaire avec les directives de l’événement : heure d’arrivée des invités, heure d’entrée de l’hôte, heure de service de la nourriture et du dessert, heure du spectacle s’il y en a une, heure de fermeture…

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Author: Damien